Kā plānot korporatīvo pasākumu no A līdz Z: praktisks ceļvedis

1. Sākotnējā pasākuma plānošana: definē mērķus un vajadzības

Pirms sākt meklēt pasākumu telpas vai pasākumu organizētājus, ir svarīgi skaidri definēt pasākuma mērķus.

Jautājumi, ko uzdot sev:

• Kāds ir pasākuma galvenais mērķis? (saliedēt komandu, atzīmēt sasniegumus, izglītot darbiniekus)

• Cik dalībnieku būs?

• Kāds ir pieejamais budžets?

• Kāda ir vēlamā nedēļas diena, datums un ilgums?

2. Izvēlies pareizo pasākumu formātu un tematiku

Tematiskās ballītes un interaktīvas aktivitātes padara korporatīvos pasākumus neaizmirstamus.

Svarīgi saprast, kāds ir Jūsu kolektīvs. Aktīvs? Patīk atpūsties pie dabas, vai varbūt ir nepieciešams kaut kas, kas der dažādiem cilvēkiem? Jautā savu kolēģu domas un idejas.

Populārākās idejas, kas iesaistīs jebkuru:

• Komandas saliedēšanas aktivitātes – viktorīnas, orientēšanās spēles, ekskursijas

• Tematiskās ballītes – masku balle, mafijas u.c. tematikas pasākumi (uzzini 18 oriģinālas idejas šajā rakstā!)

• Darbnīcas un lekcijas – radošās darbnīcas, biznesa vai personīgās attīstības sesijas

  Svarīgi - lai arī kādu formātu izvēlētos, apsver visus dalībniekus. Varbūt kādu aktivitāšu laikā ir iespējams ieplānot kaut ko paralēli vai kā izeju tiem, kam tā neinteresēs vai būs par grūtu. Piemēram, Apgrieztā Māja piedāvā blakus minigolfu, vai Balles deju aktivitāšu laikā ir iespējams pieteikties brīvprātīgi.

Praktisks padoms: sagatavojiet pasākuma plānu, kurā iekļaujiet mērķus, aptuveno dalībnieku skaitu, vietu un laika grafiku. Tas palīdzēs gan Jums, gan pasākumu vadītājam, mūziķiem, šoferiem u.c., kam būs nepieciešams zināt aktivitātes pa lokācijām un laikiem.

Pro padoms: Aktivitātes, fonu un atmosfēru izvēlaties atbilstošu tematikai. Piemēram, pārliecinieties, vai mūziķi Jūsu ballītē varēs izpildīt 90-to gadu mūziku pareizajā valodā, ja tā ir balles tematika.

3. Atrast ideālo pasākumu telpu Latvijā

Pasākumu telpas izvēle var būt izšķiroša pasākuma atmosfērai. Latvijā pieejamas dažādas iespējas – no klasiskām banketu zālēm līdz radošām industrijas telpām vai pat dabas vidē.

Kritēriji izvēlei:

• Telpas ietilpība un sēdvietu konfigurācija

• Tehniskās iespējas (projekcijas ekrāni, audio sistēma, apgaismojums)

• Atrašanās vieta un transporta pieejamība

• Papildus servisi (ēdināšana, dekorācijas, pasākumu menedžments)

  Vairāk praktiskus padomus par telpas izvēli vari izlasīt šeit!

4. Sadarbība ar pasākumu organizētāju

Korporatīvo pasākumu organizēšana bieži vien prasa profesionālu atbalstu. Pasākumu organizētāji:

• Sagatavo detalizētu pasākuma plānu

• Koordinē telpu, ēdināšanu un aktivitātes

• Nodrošina pasākumu menedžmentu pasākuma dienā

• Pārvalda budžetu un pasākuma tāmi

Pasāciens kā studentu vadīta aģentūra piedāvā radošus risinājumus ar ātru izpildi un konkurētspējīgu cenu.

Kā izvēlēties pasākumu aģentūru:

• Pārbaudiet portfolio un atsauksmes

• Noskaidrojiet, cik elastīgi ir piedāvājumi un pakalpojumi

• Pārliecinieties, ka tiek piedāvāts pilns serviss – no idejas līdz realizācijai

5. Budžeta plānošana un pasākumu tāme

Efektīva pasākuma organizācija prasa skaidru budžeta sadalījumu.

Ieteikumi:

1. Izvēlieties galvenās izmaksu kategorijas: telpa, ēdināšana, aktivitātes, dekorācijas, pasākumu vadītājs

2. Atstājiet rezervi neparedzētiem izdevumiem (~10–15% no budžeta)

3. Salīdziniet piedāvājumus un izvēlieties labāko vērtību, nevis tikai zemāko cenu

4. Pakalpojumu sniedzēji bieži vien ir atsaucīgi saistībā ar iekļaušanos Jūsu budžeta tāmē

   Vairāk praktiskus padomus par budžeta plānošanu un ietaupīšanu vari uzzināt šajā rakstā!

   Aptuvenus izcenojumus dažāda tipa pasākumiem vari apskatīt arī mūsu piedāvājumu sadaļā!

6. Pasākuma dienas menedžments

Pārliecinieties, ka kāds vai vairāki cilvēki pasākuma dienā nodrošina, ka viss notiek gludi:

• Laika grafika ievērošana

• Tehniskā un dekoru sagatavošana, koordinēšana

• Dalībnieku iesaiste aktivitātēs

• Ātra risinājumu atrašana neparedzētām situācijām

Pro padoms: Ja iespējams, piesaistiet profesionālu pasākumu organizētāju, lai jūs varētu koncentrēties uz viesu pieredzi, nevis organizatoriskajiem izaicinājumiem. Ja vēlaties, lai pasākumu koordinē pasākuma vadītājs, tas ir viņam ir jānokomuicē, jo parasti vadītājs tikai iesaista dalībniekus savās aktivitātēs un viņam nav iespēju iesaistīties fona un tehniskajos aspektos, it īpaši lielākos pasākumos.

7. Pēcpasākuma analīze un atsauksmes

Lai nākamie korporatīvie pasākumi būtu vēl veiksmīgāki:

• Apkopojiet atsauksmes no dalībniekiem

• Novērtējiet budžeta izpildi un ROI (return on investment) - detalizētāk par to lasi šeit

• Analizējiet, kas strādāja un ko uzlabot

Secinājums

Efektīva korporatīvo pasākumu organizēšana Latvijā prasa plānošanu, radošumu un profesionālu koordināciju. Ar pareizo pieeju un pasākumu aģentūras atbalstu Jūs varat radīt neaizmirstamu pieredzi jūsu komandai un klientiem.

Uzzini par jaunumiem!

Sazinies ar mums un uzrīko lielisku pieredzi savam kolektīvam bez lieka stresa!