Kad uzņēmumā jāorganizē Ziemassvētku balle, komandas saliedēšanas pasākums, sporta spēles vai konference, agri vai vēlu rodas jautājums: organizēt pasākumu pašiem vai uzticēt to pasākumu aģentūrai?

No vienas puses, organizējot visu pašu spēkiem, iespējams ietaupīt uz aģentūras pakalpojumu izmaksām un saglabāt pilnīgu kontroli pār procesu. No otras puses, pasākuma organizēšana aizņem daudz laika un prasa koordinēt desmitiem dažādu detaļu, par kurām ikdienā neviens uzņēmumā var nebūt atbildīgs.

Nav viena pareizā risinājuma visiem uzņēmumiem. Izvēle ir atkarīga no pasākuma mēroga, komandas resursiem, budžeta, pieredzes un tā, cik daudz laika esat gatavi tam veltīt.

Šajā rakstā apskatīsim abu variantu plusus un mīnusus, lai jūs varētu pieņemt sev piemērotāko lēmumu.

Organizēt pasākumu pašiem: kādi ir plusi?

Pasākuma organizēšana uzņēmuma iekšienē noteikti nav slikta izvēle. Mazākiem un vienkāršākiem pasākumiem tā bieži vien ir pilnīgi pietiekama.

Varat saglabāt lielāku kontroli

Ja pasākumu organizē paši uzņēmuma darbinieki, visa informācija atrodas pie jums. Jūs paši izvēlaties norises vietu, ēdinātāju, aktivitātes, mūziku un citus pakalpojumu sniedzējus, un kontrolējat komunikāciju ar tiem.

Tas var būt īpaši svarīgi uzņēmumiem, kuriem ir ļoti konkrēts redzējums par to, kā pasākumam jāizskatās.

Nav jāmaksā par aģentūras organizēšanas pakalpojumu

Organizējot pasākumu pašu spēkiem, jūs neapmaksājat ārēja organizatora darbu. Teorētiski tas nozīmē, ka lielāku daļu budžeta varat novirzīt pašam pasākumam.

Tomēr ir svarīgi skatīties ne tikai uz rēķiniem, bet arī uz darbinieku laiku. Ja pasākuma organizēšanai tiek pavadītas desmitiem stundu, arī tam ir sava vērtība.

Uzņēmuma komanda labāk pārzina savus cilvēkus

Personāla speciālisti un vadītāji bieži ļoti labi zina, kas viņu komandai patīk un kas ne. Viņi zina, vai darbinieki labprāt piedalīsies sportiskās aktivitātēs, viktorīnā, radošā darbnīcā vai vienkārši vēlas neformāli pavadīt laiku kopā.

Šīs zināšanas var būt ļoti noderīgas, veidojot pasākuma konceptu.

Bet kas jāņem vērā, organizējot visu pašiem?

Vienkāršs pasākums var šķist viegli noorganizējams, līdz sākas praktiskā plānošana.

Ir jāatrod vieta, jāvienojas par cenu, jāizvēlas ēdināšana, jāizdomā programma, jāatrod aktivitāšu vadītāji, jākoordinē tehniskais nodrošinājums un jāparūpējas par to, lai pasākuma dienā viss notiktu pēc plāna.

Un tas vēl nav viss.

Organizēšana aizņem laiku

Pasākumu plānošana nav tikai viena Excel tabula un pāris telefona zvani. Atkarībā no pasākuma sarežģītības var būt nepieciešamas daudzas sarunas ar pakalpojumu sniedzējiem, cenu salīdzināšana, līgumu slēgšana, loģistikas plānošana un nepārtraukta komunikācija.

Ja šo darbu dara personāla speciālists vai uzņēmuma vadītājs, tas nozīmē laiku, ko viņš nevar veltīt saviem ikdienas pienākumiem.

Var būt grūtāk atrast labākos risinājumus

Ja uzņēmums pasākumus organizē tikai reizi vai divas gadā, nav viegli zināt, kuri pakalpojumu sniedzēji ir patiešām labi, kuri piedāvā atbilstošu cenu un kuri ir uzticami.

Internetā atrast pirmo DJ, fotogrāfu vai pasākumu telpu nav sarežģīti. Grūtākais ir saprast, kurš no daudzajiem variantiem būs piemērotākais tieši jūsu pasākumam.

Pasākuma dienā atbildība paliek pie jums

Šis ir viens no svarīgākajiem aspektiem, ko bieži aizmirst.

Ja pasākumu organizējat paši, kādam no uzņēmuma cilvēkiem pasākuma laikā būs jārisina praktiski jautājumi.

Kur ir pazudis mikrofons?
Kad sākas nākamā aktivitāte?
Vai ēdinātājs jau ir ieradies?
Kas notiks, ja tehnika nedarbojas?
Kurš sagaidīs viesus?

Tas nozīmē, ka cilvēki, kuri teorētiski ierodas baudīt uzņēmuma pasākumu, var nonākt organizatoru lomā.

Ko dod pasākumu aģentūra?

Pasākumu aģentūras galvenā vērtība nav tikai “izdomāt ideju”. Labs organizators palīdz savienot ideju, budžetu, cilvēkus un izpildi vienā kopumā.

Jūs ietaupāt laiku

Tas, iespējams, ir viens no lielākajiem ieguvumiem.

Tā vietā, lai pašiem meklētu desmitiem pakalpojumu sniedzēju un salīdzinātu piedāvājumus, jūs varat aģentūrai izstāstīt savas vēlmes, budžetu un aptuveno ideju.

Pārējo darbu var pārņemt organizatori.

Tas ir īpaši vērtīgi uzņēmumiem, kuriem nav atsevišķa cilvēka, kura ikdienas darbs būtu pasākumu plānošana.

Aģentūrām ir kontakti un sadarbības

Vēl viena būtiska priekšrocība ir kontaktu tīkls un iepriekšēja pieredze.

Pasākumu aģentūrām bieži vien ir izveidojušies kontakti un sadarbības ar pasākumu telpām, ēdinātājiem, mūziķiem, pasākumu vadītājiem, tehniskā nodrošinājuma uzņēmumiem, aktivitāšu vadītājiem un citiem pakalpojumu sniedzējiem.

Tas ļauj daudz ātrāk atrast piemērotus risinājumus.

Turklāt pieredze palīdz izvērtēt ne tikai to, kas ir pieejams, bet arī to, kas konkrētajā situācijā ir tā vērts. Dažkārt aģentūra var atrast gan budžetam draudzīgāku, gan vienlaikus kvalitatīvu risinājumu, jo zina tirgu un ir strādājusi ar līdzīgiem pakalpojumu sniedzējiem.

Jūs iegūstat profesionālu skatījumu uz pasākuma ideju

Uzņēmuma komandai var būt sajūta, ka “mēs katru gadu darām vienu un to pašu”.

Vakariņas.
Vadības runa.
DJ.
Dažas aktivitātes.
Dejas.

Tas nav vienmēr slikti, bet reizēm pietiek ar vienu jaunu elementu, lai ierasto pasākumu padarītu interesantāku.

Pasākumu aģentūra var palīdzēt paskatīties uz pasākumu no malas un piedāvāt kaut ko jaunu.

Mēs, piemēram, uzskatām, ka nav nepieciešams katru gadu izgudrot pilnīgi jaunu pasākuma formātu. Taču radoši papildinājumi var palīdzēt uzņēmuma tradīcijām neiestigt rutīnā.

Tā var būt tematiska aktivitāte, interaktīvāka programma, pārsteiguma elements, neparasta norises vieta, radoši komandas uzdevumi vai pavisam cita pieeja programmai.

Aģentūra var palīdzēt ar budžeta plānošanu

Labs pasākumu plānotājs nesāk ar jautājumu “ko mēs varam nopirkt?”, bet gan ar jautājumu:

“Ko mēs ar šo budžetu vēlamies panākt?”

Piemēram, ja budžets ir ierobežots, nav obligāti jācenšas visu pasākumu piepildīt ar dārgām aktivitātēm.

Iespējams, lielāku efektu dos:

• vienkāršāka norises vieta un labāka programma;

• mazāk aktivitāšu, bet kvalitatīvākas;

• radošs pasākuma koncepts;

• ieguldījums pasākuma vadītājā;

• labi izplānotas komandu spēles;

• mazāk dekorāciju, bet pārdomātāka atmosfēra.

Tieši šeit noder pieredze un zināšanas par tirgu.

Vai pasākumu aģentūra vienmēr maksā vairāk?

Ne vienmēr jautājumu vajadzētu formulēt kā:

“Cik maksā aģentūra?”

Labāks jautājums ir:

“Cik maksā visa pasākuma organizēšana, ieskaitot mūsu pašu laiku?”

Ja uzņēmuma darbinieks vairākas nedēļas pavada, meklējot pakalpojumu sniedzējus, salīdzinot cenas, risinot izmaiņas un koordinējot pasākuma dienu, šis resurss nav bezmaksas.

Turklāt aģentūras pieredze un sadarbības dažkārt ļauj efektīvāk izmantot pašu pasākuma budžetu.

Tas nenozīmē, ka aģentūra vienmēr būs lētākais variants. Tā var nebūt. Taču jāvērtē kopējā vērtība - ietaupītais laiks, mazāks organizatoriskais risks, pieredze, idejas un atbildība par izpildi.

Kad labāk organizēt pasākumu pašiem?

Pasākumu organizēšana uzņēmuma iekšienē var būt ļoti laba izvēle, ja:

• pasākums ir neliels un vienkāršs;

• uzņēmumā ir cilvēks ar pieredzi pasākumu organizēšanā;

• komandai ir pietiekami daudz laika;

• jums jau ir uzticami pakalpojumu sniedzēji;

• pasākumam nav nepieciešama sarežģīta loģistika;

• uzņēmumam ir ļoti skaidrs, ko tas vēlas.

Piemēram, nelielas komandas vakariņas restorānā, iespējams, nav nepieciešams uzticēt pilna servisa pasākumu aģentūrai.

Taču situācija mainās, ja runājam par 50, 100 vai vairāk cilvēkiem, vairākām aktivitātēm, transportu, tehnisko nodrošinājumu, izklaidi un detalizētu programmu.

Kad ir vērts piesaistīt pasākumu aģentūru?

Aģentūras palīdzība īpaši noder, ja:

1. Jums nav laika organizēt pasākumu

Ja pasākums ir tikai viens no daudziem personāla vai vadības komandas pienākumiem, organizēšana var kļūt par ievērojamu papildu slodzi.

2. Pasākums ir liels vai sarežģīts

Jo vairāk iesaistīto cilvēku un pakalpojumu sniedzēju, jo vairāk iespēju kaut kam noiet greizi.

3. Vēlaties kaut ko jaunu

Ja uzņēmums katru gadu rīko līdzīgu pasākumu, ārējs skatījums var palīdzēt atrast jaunu konceptu vai aktivitāti, kas atsvaidzina ierasto tradīciju.

4. Nezināt, ar ko sākt

Tas ir pilnīgi normāli. Pasākumu organizēšana nav ikdienas darbs lielākajai daļai uzņēmumu.

Jums nav obligāti jāzina, kādai jābūt programmai, kādu telpu izvēlēties vai cik maksā tehniskais nodrošinājums. Tieši šeit var palīdzēt pasākumu organizētāji.

5. Nevēlaties, lai uzņēmuma darbinieki pasākuma laikā strādā

Ja personāla speciālists vai vadītājs visu vakaru risina organizatoriskus jautājumus, viņš pats nevar pilnvērtīgi piedalīties pasākumā. Vadības dalība pasākumā ir ļoti svarīga it īpaši, ja pasākuma mērķis ir saliedēt vai pateikties komandai par darbu.

Ārēja organizatora piesaiste ļauj atbildību par izpildi nodot cilvēkiem, kuru darbs ir tieši pasākumu organizēšana.

Ir arī trešais variants: sadarboties ar aģentūru tikai daļēji

Pasākumu organizēšanai nav obligāti jābūt “viss pašiem” vai “visu dara aģentūra”.

Varat izmantot arī hibrīda modeli. Taisnību sakot, parasti tā arī notiek. Uzņēmums ir klients, un ir svarīgi, ka klients jūtās tā, ka viss notiek, kā viņš to iztēlojies, savukārt lielāko daļu darba paveic pasākuma aģentūra.

Lai gan arī tā nav jābūt. Ja uzņēmumā ir kāds, kas aizrautīgi plāno pasākumus, taču viņam tikai nepieciešama palīdzība, arī tas ir ļoti labs variants.

Parasti uzņēmums

• izvēlas datumu vai nedēļas dienu;

• izlemj, ko vēlas panākt;

• apstiprina budžetu;

• izvēlas no piedāvātajām idejām.

Savukārt aģentūra:

• izstrādā konceptu;

• atrod pakalpojumu sniedzējus;

• izveido programmu;

• koordinē tehniskās detaļas;

• vada pasākuma norisi.

Tas var būt labs risinājums uzņēmumiem, kuri vēlas saglabāt iesaisti, bet nevēlas uzņemties visu organizēšanas slodzi.

Kā pieņemt lēmumu?

Ja joprojām neesat pārliecināti, uzdodiet sev piecus jautājumus:

1. Cik daudz laika mums ir līdz pasākumam?

Jo mazāk laika palicis, jo vērtīgāka var būt ārēja palīdzība.

2. Cik sarežģīts būs pasākums?

Vakariņas 20 cilvēkiem un uzņēmuma sporta spēles 100 cilvēkiem ir divi ļoti atšķirīgi organizēšanas projekti.

3. Vai mums ir cilvēks, kurš var uzņemties organizēšanu?

Nevis “kurš varētu to izdarīt”, bet kurš reāli būs atbildīgs.

4. Vai mums jau ir uzticami kontakti?

Ja katrs pakalpojumu sniedzējs jāmeklē no nulles, organizēšana prasīs vairāk laika un būs vairāk nezināmo.

5. Vai vēlamies vienkārši pasākumu vai īpašu pieredzi?

Ja galvenais mērķis ir vienkārši kopā pavakariņot, iespējams, aģentūra nav nepieciešama.

Ja vēlaties izveidot pārdomātu pieredzi ar konkrētu konceptu, programmu un aktivitātēm, profesionāls organizators var dot daudz lielāku pievienoto vērtību.

Tātad - aģentūra vai pašiem?

Īsā atbilde: tas ir atkarīgs no pasākuma un jūsu uzņēmuma iespējām.

Mūsuprāt, pats svarīgākais nav tas, kurš organizē pasākumu, bet gan tas, vai izvēlētais risinājums palīdz sasniegt pasākuma mērķi, iekļauties budžetā un radīt labu pieredzi dalībniekiem.

Pasākumu aģentūras uzdevums nav vienkārši “izdarīt visu jūsu vietā”. Labs organizators palīdz pieņemt labākus lēmumus, atrast piemērotākos risinājumus un uzņemties atbildību par to, lai ideja pārvērstos veiksmīgā pasākumā.

Ja plānojat uzņēmuma pasākumu un vēl neesat pārliecināti, kādu formātu izvēlēties vai kā vislabāk izmantot savu budžetu, sazinieties ar mums - Pasāciens, lai kopā izrunātu Jūsu ideju un iespējas. Mēs palīdzēsim atrast risinājumu, kas atbilst gan jūsu komandai, gan budžetam.