Korporatīvie pasākumi var būt fantastiska pieredze komandai vai arī neveikla formalitāte, par kuru visi cenšas nerunāt. Mūsuprāt, viens no svarīgākajiem faktoriem, kas nosaka pasākuma atmosfēru, ir pasākuma vadītājs.

Labs vadītājs spēj pārvērst vienkāršu vakaru par neaizmirstamu pieredzi. Savukārt nepareizi izvēlēts vadītājs var diemžēl nogremdēt pat vislabāk izplānoto programmu.

No mūsu pieredzes, uzņēmumi bieži velta daudz laika pasākumu telpu, ēdināšanas un aktivitāšu izvēlei, bet nepietiekami pievērš uzmanību tam, kurš vadīs pasākumu (un arī citiem ārpakalpojumu sniedzējiem, kas iesaistīti pašā pasākumā). Rezultātā rodas neveikli brīži, zūd enerģija vai programma kļūst haotiska.

Šajā rakstā dalāmies ar praktiskiem padomiem, kas palīdzēs izvēlēties atbilstošu pasākuma vadītāju jūsu uzņēmuma pasākumam – neatkarīgi no tā, vai plānojat komandas saliedēšanās aktivitāti, jubilejas balli vai sporta spēles.

TL;DR - galvenās atziņas

• Pasākuma vadītājs lielā mērā nosaka pasākuma atmosfēru un enerģiju

• Vadītājam jāatbilst pasākuma stilam, tematikai, auditorijai un mērķim

• Pirms izvēles vienmēr pārbaudiet:

  • pieredzi

  • video piemērus

  • atsauksmes

• Daudzi pasākuma vadītāji var papildus piedāvāt arī ko unikālu - DJ, priekšnesumu, pasākuma strukturēšanu

• Profesionāla pasākumu aģentūra var ietaupīt daudz laika, atlasot piemērotāko vadītāju

Kāpēc pasākuma vadītājs ir viens no svarīgākajiem elementiem

Nav pareizi uzskatīt, ka vadītājs vienkārši paziņo nākamos programmas punktus. Realitātē viņa loma ir daudz lielāka.

Labs pasākumu vadītājs:

• uztur enerģiju telpā

• savieno dažādus programmas elementus

• iesaista auditoriju

• rada paliekošu emocionālu iespaidu

• palīdz izvairīties no neveiklām pauzēm

• pielāgojas neplānotām situācijām

Pēc mūsu domām, vadītājs ir sava veida pasākuma režisors uz skatuves.

Kā noteikt, kāds vadītājs nepieciešams jūsu pasākumam

Pirms sākat meklēt konkrētu cilvēku, svarīgi definēt dažus pamata jautājumus.

1. Kāds ir pasākuma mērķis

Ne visi korporatīvie pasākumi ir vienādi.

Visbiežākie uzņēmumu pasākumu mērķi ir:

• komandas saliedēšana

• uzņēmuma svinēšana

• darbinieku motivācija

Atkarībā no mērķa būs nepieciešams atšķirīgs vadītāja stils.

Piemēram:

• Komandas saliedēšanas pasākumiem - enerģisks un interaktīvs vadītājs

• Gada ballēm - elegants un humoristisks vadītājs

• Konferencēm - strukturēts un profesionāls vadītājs

• Tematiskajām ballītēm - radošs, aktierisks vadītājs

Ja plānojat tematiskās ballītes, vadītājam bieži jāspēj iejusties konkrētā lomā vai radīt īpašu atmosfēru.

2. Auditorijas lielums

Vadītājs, kurš lieliski strādā ar nelielu grupu, ne vienmēr būs piemērots lielam uzņēmuma pasākumam.

Svarīgi faktori:

• cik cilvēku piedalīsies pasākumā

• kāda ir uzņēmuma kultūra

• kāds ir darbinieku vecuma diapazons

• vai pasākumā būs starptautiski viesi

Lielos pasākumos vadītājam bieži jāspēj strādāt ar dažādām auditorijām vienlaicīgi.

3. Pasākuma formāts

Vadītāja izvēli ietekmē arī programmas formāts.

Ja programmā ir daudz aktivitāšu, vadītājam jāspēj būt spontānam un improvizēt.

Vadītājam jabūt arī pazīstamam ar konkrētajām aktivitātēm vai pārliecinātam, ka viņš spēs tās novadīt.

Ņem vērā, ka ilgākos pasākumos vadītājam arī ir nepieciešamas pauzes un pasīvākas aktivitātes!

7 kritēriji, kā izvēlēties labu pasākuma vadītāju

1. Pieredze līdzīgos pasākumos

Pirmais jautājums vienmēr ir: kādus pasākumus vadītājs jau ir vadījis?

Svarīgi noskaidrot:

• vai viņš ir vadījis līdzīga formāta pasākumus

• vai ir pieredze ar līdzīgu auditoriju

• cik lielos pasākumos viņš ir strādājis

Vadītājs, kurš strādājis tikai kāzās, ne vienmēr būs piemērots uzņēmuma konferencei.

Atkarībā no auditorijas standartiem un ekspektācijām - var dot iespēju arī kādam jaunam vadītājam - parasti budžetam draudzīgāk, kā arī jaunie profesionāļi bieži uztver iespējas ar lielāku atbildību un sniedz lielāku ieguldījumu. Taču, protams, tas ir riskantāk. Tādā gadījumā pārbaudi viņa pārliecību, esošu iepriekšēju pieredzi, un galvenokārt enerģiju.

Ieteicams jebkurā gadījumā ar vadītāju iepriekš satikties klātienē vai attālināti, lai gūtu precīzāku iespaidu.

2. Video piemēri un atsauksmes

Vienmēr lūdziet:

• video fragmentus no pasākumiem

• klientu atsauksmes

Tas palīdz saprast:

• vadītāja enerģiju

• humora stilu

• komunikācijas veidu

3. Spēja improvizēt

Pasākumos gandrīz nekad viss nenotiek tieši pēc plāna.

Bieži gadās:

• tehniskas problēmas

• kavējas viesi

• mainās programma

Labs vadītājs spēj ātri pielāgoties situācijai un saglabāt pozitīvu atmosfēru.

4. Auditorijas iesaiste

Labs vadītājs ne tikai runā – viņš iesaista cilvēkus.

Populāras iesaistes metodes:

• interaktīvas spēles

• jautājumi auditorijai

• spontāni komentāri

• humoristiska pieeja

• dialogs ar pasākumā iesaistītajiem

Tas ir īpaši svarīgi komandas saliedēšanas pasākumos.

5. Humora izjūta

Humors ir viens no spēcīgākajiem instrumentiem pasākumos.

Tomēr svarīgi, lai tas būtu:

• piemērots auditorijai

• profesionāls

• ne pārāk provokatīvs

Pārliecinies, ka vadītāja humora stils nav aizvainojošs vai neatbilstošs tavai auditorijai!

6. Sagatavošanās un profesionalitāte

Labs vadītājs vienmēr sagatavojas iepriekš.

Tas nozīmē, ka viņš:

• iepazīstas ar uzņēmumu

• saprot pasākuma mērķi

• izpēta auditoriju

• koordinē programmu ar organizatoriem

Tieši šis faktors bieži atšķir amatieri no profesionāļa.

7. Spēja sadarboties ar pasākuma komandu

Pasākuma vadītājs ir tikai viena daļa no kopējās komandas.

Viņam jāspēj sadarboties ar:

• tehnisko komandu

• organizatoriem

• pasākuma menedžeriem

• citiem iesaistītajiem

Šī iemesla dēļ daudzi uzņēmumi izvēlas sadarboties ar pasākumu organizēšanas aģentūrām, kas koordinē visu procesu.

Papildus vadīšanai, profesionāļi bieži vien piedāvā papildus pakalpojumus - DJ, priekšnesumus, tehnisko sagatavošanos u.c. - atliek tikai jautāt!

Biežākās kļūdas, izvēloties pasākuma vadītāju

Uzņēmumi bieži pieļauj vairākas klasiskas kļūdas.

Izvēle tikai pēc cenas

Lētākais vadītājs ne vienmēr būs labākais.

Dažkārt profesionāls vadītājs var glābt pasākumu, kas citādi būtu neveiksmīgs.

Pārāk maz informācijas

Dažreiz vadītājs saņem tikai:

• pasākuma datumu

• vietu

Bet ne:

• uzņēmuma kultūru

• auditorijas raksturojumu

• pasākuma mērķi

• tematiku un detalizētas aktivitātes

• paša uzņēmuma idejas un iepriekšējas pieredzes

Rezultātā programma var būt neatbilstoša.

Pārāk formāls vadītājs

Pārāk formāls stils var radīt distanci.

Mūsdienu korporatīvie pasākumi bieži ir:

• interaktīvāki

• brīvāki

• radošāki

Kad izvēlēties pasākumu aģentūru

Daudzi uzņēmumi mēģina organizēt pasākumus paši.

Taču tas bieži nozīmē:

• daudz izpētes

• desmitiem e-pastu

• ilgu kontaktu meklēšanu

• risku izvēlēties nepareizos partnerus

Tieši šeit palīdz pasākumu aģentūra.

Strādājot ar profesionāliem pasākumu organizētājiem, uzņēmumi var:

• ietaupīt daudz laika

• saņemt pārbaudītus kontaktus

• iegūt radošas pasākumu idejas

• optimizēt pasākuma budžetu

Tas ir īpaši noderīgi, ja runa ir par pasākumu organizēšanu Ventspilī vai Kurzemē, kur vietējo kontaktu tīkls ir ļoti svarīgs.

Kā mēs pieejam pasākuma vadītāja izvēlei

Strādājot pie pasākumu organizēšanas Ventspilī un Kurzemē, mēs vienmēr sākam ar trim jautājumiem:

• Kāds ir pasākuma mērķis

• Kāda ir auditorija

• Kādas ir plānotās aktivitātes

• Kādu atmosfēru vēlaties radīt

Pēc tam mēs:

• veicam izpēti dažādos avotos un caur kontaktiem

• atlasām vairākus piemērotus vadītājus

• izpētām viņu pieredzi un cenu tāmes

• palīdzam izvēlēties vispiemērotāko variantu

Šāda pieeja ļauj atrast vadītāju, kurš patiešām atbilst konkrētajam pasākumam.

Vēlaties palīdzību ar uzņēmuma pasākuma plānošanu?

Ja plānojat korporatīvo pasākumu, komandas saliedēšanu vai tematisko ballīti, mēs labprāt palīdzēsim.

Rezervējiet bezmaksas konsultāciju ar Pasāciens komandu!